Il sistema GRS nasce dalle esigenze della Direzione Generale della Finanziaria Tosinvest in termini di reportistica direzionale.

Di seguito sono elencate le specifiche di una applicazione che si compone di diverse funzionalità che per semplicità possono essere affrontate in maniera distinta:

• Sistema per la produzione di reportistica;
• Sistema per la produzione di consolidati civilistici, gestionali e pro-forma;
• Sistema di verifiche automatiche sui dati di reporting e per la gestione di un workflow di convalida dei report.

Per quanto riguarda il Sistema di reportistica sono state individuati i report fondamentali che dovranno essere implementati:

• Stato Patrimoniale Civilistico.
• Stato Patrimoniale Fonte/Impieghi.
• Conto Economico Civilistico
• Conto Economico Gestionale
• Rendiconto Finanziario
• Investimenti
• Human Resources.
• Intercompany
• Highlights
• Scadenzario ect.

La reportisitica tratta i dati di Actual, Budget e Forecast (previsione per i mesi rimanenti alla fine dell’esercizio più actual YTD – alla data di reporting), per mese/trimestre/anno.

L’origine dei dati (che alimentano il sistema di Reportistica) è principalmente SAP.

A livello preliminare risultava comunque che le società prese in considerazione non erano tutte gestite nel sistema SAP e le grandezze riportate nei prospetti non erano tutte gestite in sistemi accessibili (o addirittura non erano gestite affatto).

Per questo il primo intervento è stata quella di implementare un sistema che si alimenti esclusivamente attraverso data entry manuale o acquisizione di files con contenuti appositamente formattati e prodotti ad hoc.

Vista la quantità dei dati presi in considerazione ed il fatto che comunque la maggior parte delle società prese in considerazione sono gestite in SAP, si è convenuto di realizzare per queste società una interfaccia di caricamento automatica che elimini la necessità di effettuare data entry o ulteriori lavori per la formattazione di files da dare in input al sistema.

I dati che sono alla base dei report sono sottoposti ad un Sistema di verifiche automatiche. A valle di queste verifiche vengono emessi dei messaggi di Warning o di Errore che potranno comportare anche il blocco della pubblicazione dei report.

Si riportano a titolo di esempio alcuni degli errori che vengono individuati:

• Risultato di conto economico diverso da quello inserito nel patrimonio netto
• Patrimonio netto di apertura diverso da quello di chiusura.
• Commenti mancanti o incongruenti.

L'applicativo inoltre gestisce un Sistema di Workflow. Ciò al fine di permettere la pubblicazione di un report solo a valle della convalida esplicita del responsabile per i dati presi in considerazione (ad esempio, il Direttore Amministrativo) o della correzione di tutti gli errori individuati

L’ultima funzionalità importante riguarda i consolidati civilistici, gestionali e pro-forma. Tale parte dell’applicazione mette a disposizione di alcuni utenti una serie di utilities che permettano di definire i perimetri di consolidamento, di effettuare scritture di consolidamento automatiche o di effettuare scritture di consolidamento manuali.

E’ necessario notare che le entita sottoposte a consolidamento possono essere Società (Legal Entity) o Component (Settori contabili o gruppi di centri di costo). A titolo di esempio si riporta il caso del settore Real Estate che si compone delle società del settore immobiliare (Tosinvest Immobiliare, Tosinvest Real Estate. Etc. etc) e della divisione immobiliare della Finanziaria Tosinvest (Cioè di un gruppo di Centri di Costo in SAP).

L'applicativo GRS consente uan gestione delle Società divise in varie aree di business (settore):

• Finanza
• Sanità
• Immobiliare ect.

Ogni settore include più di una società le cui caratteristiche, in tema di reporting, possono essere standardizzate. Può avere al suo interno una Parent Company (società Madre) che consolida i dati di società sue partecipate nel settore o sue società partecipate anche al di fuori del settore in cui è collocata.